Die Projektdefinition stellt die erste Phase des Projekts dar. Sie reicht von der Entwicklung einer Idee für ein Kooperationsprojekt bis zur genauen Festlegung des Projektumfangs (Projektgebiet, Projektinhalt und Projektpartner). Die Suche nach Partnern und/oder das Vorhandensein einer bereits etablierten Partnerschaft ist ein entscheidendes Element bei der Definition des Projekts.

Die Projektdefinition ist ein Prozess, der von einer ersten Idee ausgeht, die häufig nur von einem einzigen Partner getragen wird. Zu dieser Idee werden projektorientierte Vorstudien oder territoriale Analysen durchgeführt, um den grenzüberschreitenden Bedarf bzw. das grenzüberschreitende Potenzial festzustellen. Im Anschluss wird die Projektidee zwischen den Partnern verhandelt.

In dieser Phase wird die Projektidee von mehreren Partnern auf beiden Seiten der Grenze unterstützt. Das Projekt scheint einem gemeinsam identifizierten Bedarf zu entsprechen. Die Grundlagen des Projekts (Bedarf, allgemeine Ziele, Modalitäten der Aktionen, voraussichtliche Dauer etc.) werden festgelegt und zwischen mehreren potenziellen Partnern abgestimmt. Die potenziellen Partner bekräftigen ihr Interesse und stimmen einer zukünftigen Beteiligung am Projekt grundsätzlich zu. Die Wahl des Projektträgers wird bestätigt.

Das Projekt befindet sich in der Umsetzungsphase und die verschiedenen grenzüberschreitenden Partner haben sich verpflichtet. Sind Finanzierungsanträge gestellt worden, so wurden diese ganz oder teilweise genehmigt.

Das Projekt kann offiziell und effektiv starten. Ein Kick-off-Meeting wird organisiert.

Die Evaluation eines Projekts umfasst alle Verfahren zu seiner kontinuierlichen Verbesserung. Es geht darum, eine Situation mit etwas Abstand zu betrachten und zu bewerten, unter Berücksichtigung der anfänglichen Ziele und der erwarteten Ergebnisse. Die Evaluation ermöglicht es, zu reagieren und Entscheidungen zu treffen und dient somit der Steuerung des Projekts (formative Evaluation): Sie stellt eine Bestandsaufnahme des bisher Erreichten dar, als Basis für das weitere Vorgehen und eventuelle Anpassungen.

Ziel der Evaluation ist es zudem, die Wirkung des Projekts zu analysieren und eine Beurteilung abzugeben bzw. aus dem Projekt etwas zu lernen (summative Evaluation). Die Evaluation stellt einen kontinuierlichen Prozess dar, beginnend mit der Formulierung der Projektidee. Erstere muss bereits in der Vorprojekt-Phase berücksichtigt und antizipiert werden.

Jeder Evaluationsprozess ist unterschiedlich und kann je nach Projekt mehr oder weniger umfangreich sein. Zu Beginn ist zunächst zu klären, welche Erwartungen mit der Evaluation verbunden werden, d.h. warum die Evaluation durchgeführt wird und welche Ressourcen dafür zur Verfügung stehen. Anschließend können auf der Grundlage dieser Vorbedingungen die Evaluationsinstrumente festgelegt werden.

Mittels externer Kommunikation können grenzüberschreitende Projekte ihre lokale und regionale Verankerung stärken, ihre Wirkung verbessern und eine erhöhte Akzeptanz durch ihre Umgebung erreichen. Auch wenn sich grenzüberschreitende Projekte per Definition dem System des Nachbarlandes gegenüber öffnen, so sollten sie neben den primären Nutzern auch die Bevölkerung der grenzüberschreitenden Gebiete sensibilisieren.

Die grenzüberschreitenden Projekte entsprechen einem gemeinsamen Bedarf oder Potenzial dies- und jensseits der nationalen Grenzen. Sie zielen darauf ab, als Reaktion auf gemeinsame Probleme oder Herausforderungen Änderungen oder Verbesserungen zu erreichen. 

In dieser Rubrik haben wir einige deutsche, französische, schweizerische sowie grenzüberschreitende Quellen zum Projektmanagement zusammengestellt.